Chủ nhiệm đề tài: Ths. Nguyễn Thị Liễu
Sự cần thiết:
Cách mạng Tháng 8 thành công, Hà Nội trở thành trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của nước Việt Nam mới. Từ ngày 2/9/1945 (ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc Tuyên ngôn độc lập) đến nay, Hà Nội là Trung tâm chính trị của cả nước - nơi đặt trụ sở của Trung ương Đảng Cộng sản Đông Dương - nay là Đảng Cộng sản Việt Nam; Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan Trung ương. Ngày 21/12/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh lại ký ban hành Sắc lệnh số 77/SL xác định quyền hạn, tổ chức, hoạt động của chính quyền các thành phố, thị xã, đặc biệt là đối với thành phố Hà Nội. Điều 3 Sắc lệnh ghi rõ: “Thành phố Hà Nội được đặt trực tiếp dưới Chính phủ Trung ương, còn các thành phố khác đều thuộc quyền của các kỳ, mỗi thành phố đặt 3 cơ quan: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Hành chính Thành phố và Uỷ ban Hành chính Khu phố”.
Tài liệu lưu trữ sản sinh trong hoạt động của các cơ quan chính quyền thành phố Hà Nội phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Thành phố từ năm 1945 đến nay. Khối tài liệu lưu trữ này nếu được khai thác và sử dụng tốt có thể phát huy hữu hiệu trong việc phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của Thành phố. Hơn nữa, trong khối tài liệu này, nhiều tài liệu lưu trữ mà giá trị của nó vượt ra ngoài phạm vi của thành phố Hà Nội. Hay nói cách khác, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Hà Nội không chỉ có ý nghĩa đối với Thành phố Hà Nội mà còn có ý nghĩa đối với quốc gia, dân tộc. Vì vậy, hoạt động bảo quản an toàn và phát huy một cách tốt nhất giá trị khối tài liệu này là trách nhiệm xã hội và nghĩa vụ của Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, cụ thể là Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 76 phông tài liệu (với hơn 3000 mét giá tài liệu). Trong đó, 59 phông đóng và 17 phông mở. Tài liệu sớm nhất trong kho là tài liệu của Phông Chưởng khế Hà Nội hình thành từ năm 1923. Một số Phông tài liệu quý đang được bảo quản trong Lưu trữ lịch sử Hà Nội như: Phông Chưởng khế Hà Nội (1923 - 1954) có 129.749 hồ sơ (73,3 mét giá, bảo quản trong 513 hộp tài liệu); Phông Ủy ban Hành chính Hà Nội (1953 - 1976) có 12.097 hồ sơ (88,6 mét giá, bảo quản trong 517 hộp tài liệu); Phông Văn phòng Kiến trúc sư trưởng (1923 - 2000) có 25.308 hồ sơ (205, 7 mét giá, bảo quản trong 1.440 hộp tài liệu); Phông Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội (1977 - 2008) có 91.013 hồ sơ (792,92 mét giá, bảo quản trong 6.243 hộp tài liệu); Phông Hội đồng Nhân dân thành phố Hà Nội (1957 - 2008) có 1.130 hồ sơ (11,24 mét giá, bảo quản trong 93 hộp tài liệu); Phông Sở Xây dựng Hà Nội (1970 - 2008) có 21.638 hồ sơ (586 mét giá bảo quản trong 4.882 hộp tài liệu)...
Tuy nhiên, một thực tế đang tồn tại trong Lưu trữ lịch sử Hà Nội, ngoài những tài liệu hình thành trước năm 1954 - Mốc cấm tiêu hủy tài liệu lưu trữ, những tài liệu được tiến hành thu thập sau này được xác định giá trị bảo quản chưa thực sự chính xác. Nhiều hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản không tương xứng với ý nghĩa nội dung thông tin của nó. Bên cạnh đó, do áp dụng các quy định cũ của Nhà nước, nhiều hồ sơ, tài liệu lưu trữ được thu thập và hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Hà Nội không phải là những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn; mặt khác, nhiều hồ sơ chưa được xác định chính xác số năm bảo quản.
Xét về góc độ pháp lý, thực tế này vi phạm Khoản 1, Điều 19 của Luật Lưu trữ năm 2011. Cụ thể như sau: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”. Bên cạnh đó, khối lượng hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài đang được bảo quản trong Lưu trữ lịch sử Hà Nội cũng chiếm một số lượng lớn. Thực tế này vi phạm Điều 17 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của Luật Lưu trữ năm 2011. Căn cứ Luật Lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ được chia thành 02 mức, đó là thời hạn bảo quản vĩnh viễn (đối với tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian) và bảo quản có thời hạn (được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm).
Xét về góc độ quản lý, việc bảo quản khối tài liệu không giá trị và đã hết giá trị gây lãng phí lớn nhiều mặt của các Lưu trữ như nhân lực, vật lực... Nguyên tắc quản lý tài liệu có giá trị lịch sử với khối lượng tài liệu ít nhất nhưng 2 dung lượng thông tin là lớn nhất đang bị vi phạm. Để giải quyết triệt để thực tế trên, việc đánh giá chính xác giá trị khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Hà Nội, dưới sự quản lý trực tiếp của Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội cần phải được tiến hành dựa trên một cơ sở khoa học vững chắc. Có như vậy, những tài liệu thực sự có giá trị mới được xác định chính xác và có biện pháp bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng hợp lý. Vì vậy, việc thực hiện đề tài “Xây dựng cơ sở khoa học xác định lại giá trị tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội” là thực sự cấp thiết và có ý nghĩa thực tiễn đối với hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động của Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội nói riêng. Đề tài sẽ giải quyết bài toán hóc búa hiện nay của Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Mục tiêu:
- Đánh giá thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu nói chung và thời hạn bảo quản của các hồ sơ lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội).
- Tiến hành xác định lại giá trị tài liệu của các hồ sơ lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;
- Đề xuất phương án xử lý các hồ sơ lưu trữ sau khi được xác định lại giá trị.
Nội dung nghiên cứu:
- Nghiên cứu các vấn đề lý luận và pháp lý về xác định và xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ;
- Khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;
- Khảo sát và đánh giá công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói chung và thời hạn bảo quản của các hồ sơ lưu trữ nói riêng tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;
- Tiến hành xác định lại giá trị tài liệu các hồ sơ lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội trên cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn;
- Đề xuất các phương án xử lý đối với các hồ sơ lưu trữ được xác định lại thời hạn bảo quản;
- Xây dựng các khuyến nghị dành cho các cơ quan hữu quan, đặc biệt là các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Kết quả của đề tài:
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cũng như tình hình thực tế của tài liệu, nhất là trong công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học vào thực tiễn công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu vào Kho lưu trữ để đưa ra các kiến nghị, phương pháp để thực hiện tốt hơn công tác này. Như vậy đã giải quyết vấn đề thực tiễn đặt ra mà các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương chưa kịp thời ban hành. Là cơ sở để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức căn cứ vào đó để nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được thuận lợi, dễ dàng, đầy đủ và đúng quy định, đây là việc làm cần thiết và ý nghĩa, nó thể hiện ở các nội dung sau:
Thứ nhất, làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp các cơ quan khi xác định được thành phần hồ sơ nộp lưu và tiến hành công việc thu thập sẽ thu thập đầy đủ, đúng thành phần hồ sơ và thực sự có giá trị.
Thứ hai, góp phần phục vụ trực tiếp cho công tác thu thập, xác định giá trị đối với tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội. Trên cơ sở này, Trung tâm Lưu trữ lịch sử biết và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu biết được trách nhiệm của mình nộp lưu những loại tài liệu nào, thời gian nộp và giao nộp những thành phần hồ sơ nào. Sở Nội vụ có cơ sở pháp lý để xây dựng kế hoạch thu thập, đôn đốc kiểm tra, hướng dẫn các nguồn nộp lưu lựa chọn đúng, đủ thành phần tài liệu, đúng giá trị cần thu. Đây là cơ sở, phương tiện để kiểm tra về số lượng tài liệu, nội dung, tình trạng tài liệu.
Thứ ba, phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu, qua việc thực hiện nộp lưu tài liệu, cơ quan lưu trữ lịch sử biết được khối lượng tài liệu nộp lưu, tình trạng tài liệu để xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản.
Thứ tư, tạo điều kiện thuận lợi trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Khi công tác xác định giá trị tài liệu chính xác, phản ánh đúng giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn sẽ giúp cơ quan lưu trữ lịch sử lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quản và phục vụ nhu cầu của xã hội. Đồng thời sẽ nghiên cứu, tổ chức triển lãm, trưng bày những chủ đề mà tài liệu của các ngành, các cấp phản ánh những đặc thù riêng được tổng hợp tạo thành các chủ đề có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh đầy đủ các mặt của hoạt động cơ quan, tổ chức.
Với mong muốn nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả công tác thu thập, bổ sung và quản lý khoa học tài liệu lưu trữ trong Lưu trữ lịch sử Thành phố; không ngừng hoàn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu bảo quản, khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong Kho lưu trữ lịch sử, từ đó đề xuất các giải phải phù hợp để tổ chức khoa học công tác lưu trữ theo đúng quy định hiện hành và phục vụ tối ưu cho công tác phát huy giá trị tài liệu.